会议活动策划材料的印刷与制作

发表于:2018-08-08 16:03:40来源:浏览

 举行会议活动策划或会展策划展览必须要印刷一些宣传品及会议资料,它有告知会议的信息以及会议期间提供与会者开会所需的相关资料之用。甚至也可以在会后留存建档、参考使用。

 (一)  印刷项目

  会前有大会专用信封、信纸、宣传品(包括海报、会议通知)、报名表等。会议期间有大会议程手册,其他如名牌、与会券或参观券、邀请卡、餐券等,再就是论文集、讲稿和与会者名册等。

  依照会议规模及大会预算,以上有些项目可调整增减,例如,如果没有很多经费可以不用印制信封信纸;如果筹备时间长而且经费足够,主办单位可印制第二次或第三次会议通知,用以提醒参加人员并加强宣传。

  (二)会前使用的印刷品

  会前的准备工作需要用到很多的印刷品,来可以塑 造大会形象,二来可以同时开展宣传工作。

  1.信封、信纸  先请一家合作良好的印刷设计公司设计符合大会主题的CIS (大会识别系统,包括大会标识、字体、色系等),依照这个CIS去延伸设计其他相关印刷品,如此不但所有大会的印刷品都有一致的整体感, 甚至大会会场布置物,如指示海报等也可使用这个CIS.加强与会人员印象。统一的形象设计使大会显得规范、庄严、有序。

  接着,可以设计大会信封、信纸,虽然现在大多利用电子邮件联络相关事务,但是有些正式函件或报告仍然使用大会信函。

  2.宣传品  需要印制的宣传品包括海报、会议通知(宣传册子)。如果是展览则更要复杂得多,包括展品介绍、公司介绍、项目介绍等相当多的资料。比如房展,要有楼盘的介绍资料、开发商的资料等等;车展,则要有车的性能指标等的介绍性文字和大的宣传海报及公司的宣传册子。

 (三)印刷设计与制作

  1.封面(海报、会议通知)

  会议名称、徽标

  日期和地点

  主办单位

  摘要(包括内容与主题)

  大会标语

  2.内容(会议通知)  详细叙述会议内容,特别是强调重要的演讲人及讲题,并对演讲人和讲解详细介绍,以鼓励大家参加。主题要醒目,要让读者信服这个会议是有价值的,以引起回响。大致内容有:时间、日期和地点;会议名称;主办单位及协办单位;大会筹备委员会名单及秘书处;主题;会议邀请函;暂定会议日程表;演讲人名字、职称;会场简介;报名费用;报名表;住宿资料;活动和相关旅游资料;特别活动等。

3.设计大会宣传手册 设计一份实用又美观的会议通知,除了可以吸引注意,还可以让与会者留存。

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